Oprócz niżej wymienionych dokumentów, w zależności od rodzaju sporządzanej umowy oraz konkretnego stanu faktycznego, może zachodzić konieczność uzyskania jeszcze innych dokumentów, co do których informacja zostanie udzielona podczas w każdym przypadku niezbędnego kontaktu z Kancelarią, poprzedzającego dokonanie czynności notarialnej.
I. Podstawowymi dokumentami koniecznymi do zawarcia umowy sprzedaży, darowizny, zamiany itp. nieruchomości są:
- Numer księgi wieczystej;
- Wypis z rejestru gruntów – do uzyskania w wydziale geodezji właściwego ze względu na położenie nieruchomości starostwa powiatowego lub urzędu miejskiego w miastach na prawach powiatu;
- Zaświadczenie o miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego dla tej nieruchomości – do uzyskania we właściwym ze względu na położenie nieruchomości urzędzie gminy lub miasta;
- Dokument stanowiący podstawę nabycia własności nieruchomości przez sprzedającego np. wypis aktu notarialnego.
- Zaświadczenie, że nieruchomość będąca przedmiotem umowy nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu bądź decyzją wydaną na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy o lasach – do uzyskania w Wydziale Ochrony Środowiska i Rolnictwa właściwego ze względu na położenie nieruchomości starostwa powiatowego;
- Zaświadczenie o planie rewitalizacji – do uzyskania we właściwym ze względu na położenie nieruchomości urzędzie gminy lub miasta.
II. Jeżeli przedmiotem umowy jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego to konieczne są:
- Numer księgi wieczystej (jeżeli została założona);
- Zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o przysługującym spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu mieszkalnego, obejmujące opis lokalu (ilość pokoi, kuchnia, łazienka itp.), jego powierzchnię użytkową oraz oznaczenie nieruchomości spółdzielni (numer księgi wieczystej), na której położony jest budynek, w którym znajduje się lokal mieszkalny;
- Dokument stanowiący podstawę nabycia tego prawa przez sprzedającego np. wypis aktu notarialnego, przydział mieszkania.
III. Do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia (zastępującego sądowe stwierdzenie nabycia spadku) wymagane są:
- Skrócony odpis aktu zgonu spadkodawcy;
- Skrócone odpisy aktów urodzenia lub małżeństwa (w przypadku kobiet) spadkobierców;
- Numer PESEL spadkodawcy;
- Testament – jeżeli został sporządzony.
IV. Do zawarcia umowy majątkowej małżeńskiej konieczne jest przedłożenie skróconego odpisu aktu małżeństwa (z wyjątkiem tzw. intercyzy przedmałżeńskiej).